+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Регистрирование входящей и исходящей корреспонденции

Регистрирование входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:. В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1. Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ.

В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация.

Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа. Эти регистрационные данные разумеется, будут придуманы не вами. Для их хранения применяются поля "Дата документа" и "Индекс документа".

Важно: у всех обычных внутренних документов есть поля "Дата документа" и "Индекс документа". Это ваши поля, регистрационный номер и дата регистрации. Но у "Входящего письма" эти поля по смыслу отличаются, хотя и названы так же. Они несут регистрационный номер и дату, но не в вашей организации, а в той, что вам его отправила. А поля "Индекс входящего" и "Дата входящего" будут содержать ваш регистрационный номер и дату. Задание 4: Создайте входящее письмо от имени "Деловод".

Вам потребуется также завести справочную запись для поля "Корреспондент" - организацию-отправителя. После сохранения документа он автоматически получает регистрационный номер и дату, о чем вы можете убедиться, если посмотрите на вкладку "Регистрация документа". Когда вы создавали Входящее письмо, вы обратили внимание, что поле "Индекс входящего" блокировано и имеет надпись " нумератор подключен ".

Это означает, что в подразделении текущего пользователя существует объект-нумератор, который позволяет выдавать по порядку регистрационные номера.

Благодаря этому вашему сотруднику не придется их вводить вручную. Сам нумератор вы можете увидеть в администрировании, если откроете подразделение и перейдете на вкладку "Используемые нумераторы":. В крупных организациях может быть ситуация, когда отдельные департаменты имеют собственные канцелярии и свою регистрацию. В более простом случае только одно подразделение считается "канцелярией", и сотрудник-регистратор должен быть именно в нем.

Если у вас два и более сотрудника-регистратора, вы можете разделить их работу: один может заниматься только Входящими, другой - Исходящими, а третией - внутренними документами приказами, служебными записками и т.

Важно: если вы создадите двух сотрудников с ролью "Сотрудник канцелярии" в одном подразделении, они будут видеть одинаковые папки Входящие, Исходящие, Служебные. Обычно это правильный подход, т. Задание 7: Создайте нумератор для документа "Приказ". В простом варианте следует только заполнить его имя, и указать внизу галочкой связанный тип документа.

Строка формата может быть пустой - это обеспечит просто цифровую нумерацию, без префиксов или суффиксов. Сразу после того, как нумератор создан, вы можете создать в клиенте новый приказ из-под сотрудника "Деловод" - вы должны видеть, что нумератор подключен и работает.

Важно: регистрационный номер документа может иметь текстовые префиксы или суффиксы. Это не обязательное условие, но в ряде организаций у входящих документов, может быть номер "ВХ", у исходящих - "ИС" и так далее. Так как хранится номер в текстовом виде, сортировать по данному полю обычно бессмысленно - номера 1 и 10 будут идти рядом, несмотря на то, что между ними 9 других документов.

Вместо этого сортируйте по дате создания документа, или по дате регистрации.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Иначе лавина бумаг поглотит вас и практически невозможно будет в дальнейшем найти нужный документ или они будут безвозвратно утеряны. Конечно, есть крупица логики, когда в одну регистрационную форму помещается всё.

Активировать демодоступ. Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами. Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму. Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот. Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать.

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

.

Приказ на списание входящей и исходящей корреспонденции. Что нового

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2019 netked.ru