+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как оформить журнал входящей корреспонденции образец

Как оформить журнал входящей корреспонденции образец

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как вести журнал входящей корреспонденции

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы , проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям. Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии — наличие в нем документов, количество листов, включая приложения.

Открываются все конверты. При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих поступающих документов в графе Примечание см.

Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа. Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована. Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.

Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения.

Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Регистрационный номер — цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах.

Допускается вручную ставить входящий номер в отсутствии штампа в организации , например вх. Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 см. Приложение — порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком.

Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения по номенклатуре дел организации — исполнителя. Например, вх. Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр.

Вид документа отмечается в журнале в графе 4 см. Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации.

Заголовок документа — краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 см.

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Журнал учета поступающих грузов форма МХ Личная карточка работника Т Акт о неисправимых повреждениях документов.

Табель учета рабочего времени. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Журнал регистрации входящей поступающей корреспонденции. Посмотреть образец бланка Скачать бланк. Правила заполнения журнала регистрации входящей поступающей корреспонденции Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях.

Графики, наряды, заявки, разнарядки. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. Научные работы. Нормы и нормативы расхода материалов. Печатные издания журналы, книги, бюллетени. Поздравительные письма, телеграммы. Пригласительные билеты. Программы конференций, совещаний. Рекламные материалы программы, проспекты, листовки, извещения.

Учебные планы, программы. Формы и банки кроме строгой отчетности. Дата поступления документа заносится в графу 1 см. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Журнал регистрации исходящей отправляемой корреспонденции. Статьи Прощание с бумагой Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией Как работать с корреспонденцией Риск-менеджмент: архивирование электронной почты.

Популярные материалы. Образцы документов. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www.

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Журнал регистрации исходящих документов

Вопрос: как убедить шефа в нужности архива. Ответ: расскажите о штрафах. Что характерно: если вас попользуют по Электронное письмо сейчас - это не только сообщение, направленное по e-mail. Это полноценный электронный документ, подписанный ЭЦП. Видео о том, как правильно принять такое письмо. Мой любимый фрагмент любого вебинара про любой ЛНА.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

Вам надоело зависеть от работодателя? Вы хотите открыть свое дело - бизнес, который обеспечит вам независимость и безбедную жизнь? Главная тема сайта - это идеи малого бизнеса для начинающих предпринимателей с минимальными вложениями капитала.

.

Журнал регистрации входящих документов

.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов. Правила его Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Артемий

    Все как обычно не для людей, но мы знаем в какой стране мы живем.валить надо отсюда и поскорее!

© 2018-2020 netked.ru